Med ambisjoner om å tilby ”prosjektledelse i verdensklasse” trenger Faveo gode verktøy. Deres prosjektweb-løsning er derfor basert på SharePoint. Løsningen gir alle prosjektdeltakerne direkte tilgang til siste versjon av dokumentene, og Faveo får god oversikt over prosjektporteføljen.

Faveo Prosjektledelse AS, tidligere PTL, er et av Norges ledende prosjektledelsesfirmaer med 160 ansatte. Selskapet har hovedkontor i Trondheim og avdelingskontor i Oslo, Tromsø og Kristiansand. Norske PTL og svenske Swepro har gått sammen, med Faveo som nytt felles merkenavn.

Ett av Faveo Prosjektledelses hovedmål er å skape landets ledende flerfaglige prosjektledelsesfirma som er uavhengig av produksjonsinteressene. Et særtrekk ved Faveo er at de arbeider med alle typer prosjekter og endringsprosesser fra utbyggings- og leveranseprosjekter via innovasjonsprosjekter til organisasjons-/forretningsutviklings¬prosjekter.

Fra filsystem til felles tilgang

Tidligere ble informasjon om prosjektene organisert i ordinært filsystem, med fast mappestruktur. Faveo ønsket en løsning hvor all informasjon om hvert prosjekt var samlet og som kunne gi god versjonskontroll. Informasjonen skulle være lett søkbar og ikke minst – informasjonen skulle være tilgjengelig for oppdragsgiver og eksterne fagpersoner.

– Behovet for brukeradministrasjon er lite, og alle som er vant med opp- og nedlasting av dokumenter er raskt i gang. For mange prosjekter er gjennomgang av prosjektsystemet med deling av dokumenter, oppslagstavle, kontaktinformasjon osv, en naturlig del av oppstartsmøte og krever ingen ytterlige opplæring, forklarer Stephanie Øren, IKT-leder i Faveo Prosjektledelse AS.

Ekstranett forenkler samarbeidet og reduserer feil

Navet i prosjektweben er ”Oppdragskortet” hvor all sentral informasjon om prosjektet er samlet. Når et nytt oppdragskort fylles ut opprettes automatisk et nytt prosjektområde på prosjektweben. Dette skjer allerede mens prosjekter er i tilbudsfasen, og området følger prosjektet til det er avsluttet og arkivert. Når et tilbud er akseptert, inviterer prosjektlederen selv oppdragsgiveren og fagpersoner inn til de deler av prosjektweben som er felles. Ulike personer kan gis ulik adgang. Prosjektene for hver oppdragsgiver er knyttet sammen, slik at det er lett å få samlet oversikt. Løsningen krever bare nettleser for eksterne brukere.

At alle prosjektdeltakerne har rask og sikker tilgang til siste versjon av planer, tegninger, dokumenter og oppgavelister gir bedre flyt i prosjektene og færre feil. Alle deltakerne kan selv finne den informasjon de trenger, og oppdatere når det er behov. Standard funksjoner er nøkkelinformasjon om prosjektet, oppslagstavle, kalender, kontakter, oppgaver og dokumenter. Alle typer dokumenter har versjonskontroll.

– Spesielt i miljø- og sertifiseringsprosesser hvor mange er med og oppdaterer dokumenter, ser vi stor verdi i å ha en god versjonskontroll og at prosjektleder enkelt kan se status, sier Stephanie Øren.

– Informasjonsdeling skjer nå enkelt uten bruk av e-post.

– Vi kan også legge ut word-maler som sikrer lik utseende og struktur på dokumentene, forklarer Øren videre.

Bedre oversikt

Sentral nøkkelinformasjon fra alle prosjektene som budsjetter, frister og status akkumuleres og rapporteres samlet. Informasjon fra prosjektene kobles sammen med økonomisystemet Maconomy for enda bedre oppfølging og oversikt.
Da løsningen ble tatt i bruk ble dokumentene for alle aktive prosjekter flyttet til SharePoint. Avsluttede prosjekter er fremdeles lagret i filsystemet, men ble gjort søkbare fra SharePoint. På denne måten er det enkelt for Faveo-ansatte å finne og gjenbruke løsninger og dokumentasjon fra andre prosjekter.

– Folkene i Enable er flinke til å se våre behov og er konstruktive rådgivere underveis, sier Stephanie Øren. Faveo har derfor valgt Enable som leverandør av andre løsninger på SharePoint-plattformen.