Powel – effektiv arbeidsflate2016-11-04T11:41:29+00:00
Powels startside

Effektive arbeidsprosesser, enkel tilgang til kunnskap og kolleger – når og hvor det passer. Med Microsoft Office 365-basert løsning har Powel fått en ny arbeidshverdag.

Som et internasjonalt selskap med virksomhet i mange land, har Powel stort behov for effektive samhandlingsverktøy.

— Vi tok en strategisk beslutning om å tilrettelegge for økt tilgjengelighet og fleksibilitet i arbeidshverdagen. Samtidig ønsket vi verktøy som kunne støtte oss i vår måte å jobbe på. Vi jobber i hovedsak i prosjekter, er svært mobile og samarbeider tett med kundene våre om nye innovative løsninger. Nytt verktøy måtte derfor kunne brukes på ulike typer enheter, kunne samhandle med ulike forretningssystemer og være tilgjengelig for alle, alltid, forklarer Hanne Bårdsen, som var prosjektleder for innføring av ny felles arbeidsflate for alle ansatte i Powel.

Bårdsen forteller at ansatte ble tidlig involvert, og deres tilbakemeldinger var klare:

  • De ønsket å kunne arbeide fra hvor som helst
  • De ønsket enkelt å finne relevant informasjon
  • De ønsket å komme direkte i kontakt med kolleger som kunne hjelpe dem

Dette ble konkretisert til krav som responsivt design, tilgjengelighet til ulike støttesystemer, bedre søk- og gjenfinningsfunksjon og alternativer til kommunikasjon via epost. Redusert behov for reising var også et ønske om å oppnå. Ansatte etterlyste også ett samlet sted med verifisert og oppdatert informasjon om Powels produkter. En samlet oversikt over tildelte oppgaver, på tvers av prosjekter, var også på ønskelisten.

Engelsk arbeidsspråk

For å kunne utnytte erfaring og kompetanse i hele organisasjonen, er engelsk organisasjonens felles arbeidsspråk.

— Det kan virke unødvendig for et helnorsk prosjekt, men er nødvendig hvis erfaringene skal bli tilgjengelige for alle, utdyper hun.

Samlet arbeidsflate

Powel ønsket å utvikle en innovativ løsning som alternativ til det klassiske intranettet og ekstranettet.

— Vi ønsket en arbeidsflate som man ikke går inn og ut av, men hvor man finner sine relevante prosjekter og samhandlingsgrupper. Det gamle intranettet bar preg av enveisinformasjon via nyheter og lagring av dokumenter. Vi ønsket bedre samhandling, og har integrert Yammer som sosialt nyhetsnettverk. Der startet vi med ledergruppen i Powel som pilotgruppe, og vi ser at bruken av Yammer øker stadig, sier Bårdsen.

Hun forteller at de hadde en grundig prosess for å kartlegge brukerbehov og definere en klar kravspesifikasjonen. Flere potensielle leverandører ble invitert til å levere løsningsforslag og pristilbud.

— Enable skilte seg ut i måten de tilnærmet seg oppgaven på. Det var tydelig at de forstod våre behov, og de er flinke til å forenkle i stedet for å komplisere oppgavene, sier Bårdsen. Konsulentene i Enable, med Elin Kolloen i spissen, er løsningsorienterte og konstruktive. De gir direkte tilbakemeldinger og deler sine erfaringer med oss, sier hun videre.

Gode resultater

Ansatte virker godt fornøyde med den nye løsningen, og verktøyene tas i økende grad i bruk, etter hvert som nye prosjekter starter. Til nå har løsningen vært mest brukt av ansatte, men kunder og andre samarbeidspartnere får tilgang til prosjektområder etter behov.

— Nye prosjekter opprettes i den nye løsningen, og vi ser allerede økt deling av informasjon og enklere samarbeid om dokumenter. Det er også laget en serie korte opplæringsvideoer for å hjelpe de ansatte å komme raskt i gang med løsningen. Nyhetene på det gamle intranettet var populære, men vi ser nå at det er mindre behov for denne typer nyhetssaker – de fleste er godt informert underveis via Yammer, sier Hanne Bårdsen.

Prosjektet ble realisert en intensiv periode våren 2015, med lansering i september samme år.

— Arbeidsformen har vært workshop-basert, knyttet til ulike arbeidspakker. Enable har ledet samlingene. Powel har egne ansatte som har jobbet tett sammen med Enable i prosjektet, og Enables konsulenter har vært lokalisert her i perioder.
— Underveis har vi brukertestet løsningen utfra rollebaserte intervjuer, med spesiell vekt på ansatte utenfor Trondheim, forteller Bårdsen.

Enable skilte seg ut i måten de tilnærmet seg oppgaven på. Det var tydelig at de forstod våre behov, og de er flinke til å forenkle i stedet for å komplisere oppgavene.

Hanne Bårdsen, Powel AS